Reikwijdte en rollen
De klant is verwerkingsverantwoordelijke; The Next Wilson B.V. is verwerker. Klantdata blijft eigendom van de klant. De verwerking valt onder de verwerkersovereenkomst.
Voor IT- en privacyspecialisten
Zo is onze veiligheid geregeld
Technische en juridische toelichting voor IT-verantwoordelijken, privacy officers en securityspecialisten. Bij tegenstrijdigheid gaan de verwerkersovereenkomst en de overige juridische documenten voor.
Versie 20 oktober 2026 · Ben je gebruiker? Lees de veelgestelde vragen over veiligheid
Waar data staat
Productie is ingericht in de Europese Unie.
| Functie | Locatie |
|---|---|
| Applicatiehosting | Frankfurt |
| API-hosting | Frankfurt |
| Database en bestanden | EMEA |
| AI-inferentie en documentherkenning | EU |
| Transcriptie | EU |
AI-verwerking
Standaard loopt AI via een EU-inrichting: taalmodellen en documentherkenning (OCR en layout) met inferentie in de EU. Klantgegevens worden niet gebruikt om de onderliggende AI-modellen van derden te trainen. Prompts en output bij de AI-aanbieder worden zo kort mogelijk bewaard, met een maximum van 30 dagen.
Op verzoek kunnen we AI ook via andere modellen en aanbieders laten lopen, in én buiten de EU. Dan kunnen aanvullende subverwerkers en doorgifte van toepassing zijn, conform de verwerkersovereenkomst.
Transcriptie
Audiotranscriptie loopt in de EU. Audio gaat heen voor omzetting; het resultaat komt terug naar het platform. Namen en andere gegevens die in het gesprek voorkomen, kunnen in het transcript staan.
Isolatie, toegang en authenticatie
Klantomgevingen zijn logisch van elkaar gescheiden. Binnen een organisatie gelden rolgebaseerde toegang en dossierautorisatie op gebruikersniveau.
Meervoudige authenticatie (e-mailcode of authenticator-app) is per organisatie instelbaar. De beheerder van de klant bepaalt of en voor wie het geldt.
Versleuteling, logging en wijzigingen
Gegevens worden versleuteld tijdens transport (TLS) en in rust. Er is auditvastlegging op platformniveau, op documenten en op chat; logs dienen aantoonbaarheid en beveiliging. Productiewijzigingen vereisen beoordeling door een tweede persoon.
Bewaartermijnen
Tijdens de overeenkomst blijven de gegevens in de omgeving van de klant, binnen de bewaartermijnen die de klant in de dienst instelt. De klant houdt zelf de AVG-termijnen tegenover de eigen cliënten.
Na het einde van de overeenkomst heeft de klant 30 dagen om een export te vragen. Daarna verwijdert The Next Wilson de gegevens. Restanten in databaseback-ups verdwijnen binnen de back-upretentie van zeven dagen.
AI-besluitvorming
AI-output is ondersteunend. De professional beslist.
Toetsing en kwetsbaarheden
Er is een externe pentest uitgevoerd; een samenvatting is op verzoek beschikbaar, onder geheimhouding. Minimale frequentie: intern ten minste twee keer per jaar, extern ten minste één keer per jaar, aangevuld met doorlopende kwetsbaarheidsscans. Hersteltijden zijn naar ernst vastgelegd in beleid.
We werken aan ISO 27001-certificering. Die is in voorbereiding; het certificaat verwachten we in Q4 2026.
Incidenten
Datalekken en beveiligingsincidenten meldt The Next Wilson uiterlijk binnen 24 uur na ontdekking aan de verwerkingsverantwoordelijke, via privacy@thenextwilson.ai. Een eerste melding kan voorlopig zijn en wordt aangevuld.
(Sub)verwerkers
Voor de productiedienst gebruiken we onder meer: applicatiehosting, API-hosting, database- en bestandsopslag, AI-inferentie en documentherkenning, en spraak-naar-tekst, allemaal in de EU. Op verzoek kunnen aanvullende AI-aanbieders worden ingezet, in én buiten de EU.
De actuele namenlijst, de grondslagen voor doorgifte (waaronder standaardcontractbepalingen waar van toepassing) en de wijzigingsprocedure staan in de verwerkersovereenkomst. Wijzigingen van subverwerkers melden we vooraf; de klant kan gemotiveerd bezwaar maken.
Wat de klant zelf doet
- Laat een professional AI-output controleren voordat die wordt gebruikt.
- Informeer deelnemers bij opnames en bepaal zelf de grondslag tegenover betrokkenen.
- Zet meervoudige authenticatie aan als het risicoprofiel van je organisatie dat vraagt.
- Maak specifieke contractuele afspraken voordat je bijzondere persoonsgegevens verwerkt.
- Vraag binnen 30 dagen na het einde van de overeenkomst een export aan als je data wilt behouden.
Vragen die we vaak krijgen
Hoe is tenantisolatie ingericht?
Logische scheiding per klantomgeving, plus rol- en dossierautorisatie binnen de organisatie.
Hoe loopt de standaard AI-verwerking?
Taalmodellen en documentherkenning via een EU-inrichting. De actuele (sub)verwerkers staan in de verwerkersovereenkomst.
Hoe gaan jullie om met modeltraining op klantdata?
Klantgegevens worden niet gebruikt om de onderliggende AI-modellen van derden te trainen.
Waar staan bestanden?
In Europese opslag (EMEA). De actuele (sub)verwerker staat in de verwerkersovereenkomst.
Welke MFA is beschikbaar?
E-mailcode of authenticator-app, per organisatie instelbaar. De beheerder bepaalt of en voor wie het geldt.
Welke versleuteling wordt gebruikt?
TLS tijdens transport en versleuteling in rust.
Wat is de retentie na het einde van de overeenkomst?
Een exportvenster van 30 dagen, daarna verwijdering van de gegevens. Back-uprestanten verdwijnen binnen zeven dagen.
Wat staat er in een transcript?
Namen en andere gegevens die in het gesprek voorkomen, kunnen in het transcript staan.
Welke pentest is uitgevoerd?
Een externe pentest. Een samenvatting is op verzoek beschikbaar, onder geheimhouding.
Wat is de termijn voor een datalekmelding?
Uiterlijk binnen 24 uur na ontdekking door The Next Wilson.
Wat is de status van ISO 27001?
Certificering is in voorbereiding. Het certificaat wordt verwacht in Q4 2026.
Kan gezondheidsinformatie worden verwerkt?
Op basis van specifieke contractuele afspraken.
Aanvullende informatie op verzoek
Aanvullende specificaties, de actuele subverwerkerslijst, een samenvatting van de externe pentest en de verwerkersovereenkomst zijn op verzoek beschikbaar, onder geheimhouding of onder contract.